Full text |
elk knipsel-blad zal de volledige signatuur dragen (zie blz. 5). Moet een heel
dossier klaar gemaakt worden, dan loont het de moeite een «drukdoos» ter
hulp te roepen. Tijdschriften-excerpten kunnen bibliotheekmateriaal worden.
XII. - Kalender en vraagbaak.
Ten behoeve van de parate inlichtingen werd een viervoudige vraagbaak
aangelegd, op kleine steekkaarten (iets smaller dan J int.-steekkaart; berging
in gewone steekkaartenbakjes met middenschot) in vier kleuren. Zij geven
inlichtingen voor personalia, gebeurtenissen, verenigingen, enz. per dag, per
jaar, op naam, per gemeente. Zo zijn verjaardagen na te gaan, herdenkingen
te voorzien, beknopte overzichten te geven, plaatselijke geschiedenissen samen
te stellen. Voorwaarde is : het juiste feit, de juiste datum. Daarom wordt
onderaan, op elk kaartje, de bron vermeld (liefst ontleend aan authentieke
stukken van het Museum of elders). Aanduiding van de verwerking in de
kalender staat vermeld op de Cutter-klapper, terwijl het Cutter-getal op de
kaartjes geschreven staat om verwarring met homoniemen te vermijden.
XIII. - Administratie.
1. Briefwisseling.
Uit de aard van de zaak houden verschillendme administratieve dossiers
rechtstreeks verband met het wezen van het Museum, zo b.v. de «bedelbrie-
ven » (zie daarvoor Dlz) en de vragen om inlichtingen (zie daarvoor Dlh).
Het is evenwel nodig een overzicht te hebben van de bedrijvigheid, daarom
worden van elke verzonden brief twee doorslagen gemaakt ; éen gaat met
het eventuele antwoord naar D ; de tweede wordt per jaar, alfabetisch op den
bestemmeling gerangschikt. Van alle briefwisselaars bestaat een index op
steekkaarten. Bijhouden van adressen is noodzakelijk.
2. Bedankingen.
De wellevendheid alleen reeds gebiedt, voor elke gift, te danken. De
doorslagen leveren goede stof voor de samenstelling van het tweemaandelijks
verslag. Na deze periode worden zij in de briefwisseling verwerkt.
XIV. — Geschiedenis van het Museum.
In de administratieve bescheiden wordt zorgvuldig bewaard al wat te
maken heeft met de voorgeschiedenis en met de geschiedenis van de instel-
ling, omdat zij een plaats inneemt in het cultureel bestel. Wat geldt voor elke
figuur, geldt a fortiori voor het Huis, dat over allen waakt. Veranderingen
van uitzicht, herschikkingen worden fotografisch vastgelegd.
XV. - Voordrachten in het Museum.
Documenten (aanplakbrieven, uitnodigingskaarten, programma’s) hieroj
betrekking hebbend, worden in de eerste plaats in de persoonlijke dossiers
ondergebracht ( t zij voordrachthouder, ’t zij behandeld figuur). Een aparl
« zaal-dossier » is aangelegd, met daaraan verbonden een « gulden boek »
waarin elke voordrachthouder eigenhandig tekent.
XVI. - HuisHapper.
Ter verzekering van de continuiteit (zie § II) werd een alfabetische
klapper voor de dienst opgesteld, over alle hier behandelde verschijnselen
ordeningen manipulaties, enz. Toetsing bij twijfelgevallen geeft dan uitkomst,
nelpt net geheugen, en spaart tijd.
30
120] |