| Full text |
van de bestellingen wordt immers progressief een bestand gevormd dat
achteraf ter beschikking komt van de andere sectoren van de bibliotheek
(opzoekingen en uitleningen).
De invoer gebeurt bij de bestelling. Uiteraard zijn de bibliografische
gegevens dan nog onvolledig maar dit hindert nog niet in deze fase. De nu
beschikbare elementen laten de computer toe bestelbons, rappels en an-
nuleringen te vervaardigen. Deze gegevens worden tevens in een ‘on-line’
opvraagbaar bestand opgenomen waardoor controle op dubbele bestellingen
mogelijk is en waardoor het verloop van de administratieve verwerking van
de bestelling kan worden gevolgd. Naarmate meer bibliografische gegevens
beschikbaar komen worden deze ingevoerd. Regelmatig haalt de computer
de gegevens van afgewerkte bestellingen uit dit bestand om ze over te
hevelen naar het definitieve bibliografische bestand. Het aandeel van ‘on-
line’ verwerking is in deze fase beperkt. De ‘input’ gebeurt, op enkele uit-
zonderingen na, via werkbladen die in de bibliotheek worden ingevuld maar
slechts achteraf in het rekencentrum worden ingevoerd. Als verantwoording
hiervan gelden enkele technische beperkingen maar vooral de toenmalige
onbeschikbaarheid van personeel in de bibliotheek aan wie deze verant-
woordelijkheid kon worden toevertrouwd. Ondertussen is de toestand gun-
stig geëvolueerd zodat aanpassingen in de ‘on-line’ richting worden over-
wogen. Het ‘on-line’ aspekt beperkt zich in de fase dus voorlopig tot de
‘retrieval’ op de bestellingen. De bibliografische gegevens van de bestelde
werken bevinden zich in een bestand dat ‘on-line’ opvraagbaar is met
behulp van ‘Stairs’, (hetzelfde programma dat ook voor ‘retrospectieve
retrieval’ wordt gebruikt en straks zal worden besproken). Aan deze
gegevens worden ‘status-codes’ toegevoegd. Dit zijn codes die aanduiden
wanneer een bepaald stadium in de administratieve verwerking (b.v.
bestelling, levering, indexatie...) is bereikt. Aldus wordt het mogelijk te
weten of een bepaald werk reeds is besteld, en zo ja bij wie en sinds hoe
lang ; ook bepaalde groepen bestellingen kunnen worden geïdentificeerd en
hiervoor kunnen de gepaste maatregelen worden uitgevoerd. Zo worden alle
werken opgevraagd die vóór een bepaalde datum werden besteld maar nog
niet zijn geleverd. Voor deze kan, na invoering van de gepaste code, een
rappel worden verstuurd.
4. Bibliografische opzoekingen
Eenmaal overgebracht uit het administratieve werkbestand zijn de aan-
winsten op verschillende wijzen opzoekbaar. Ze worden gesignaleerd in de
aanwinstenlijst en de inventaris en worden opgenomen in de kumulatieve
katalogen, vervaardigd volgens het ‘Com-systeem’. Al deze toepassingen
zijn niet ‘on-line’ en vallen dus buiten het thema van dit colloquium. Met
behulp van ‘Stairs’ zijn wel ‘on-line’ opzoekingen mogelijk. De ‘data-base’
bevat de aanwinsten sinds 1969, wat thans (september 1977) neerkomt op
Bibliotheekgids — Jg. 54 — Nr. 1 — 1978 / 19 |
