| Full text |
1.6. De evaluatie
Voor de systeemevaluatie moet de analist een aantal gegevens ver-
zamelen over het huidig systeem en over de alternatieven. De verzameling
van de gegevens en de organisatie ervan moet zo systematisch mogelijk
gebeuren.
Een aantal van de gegevens zijn kwantitatief (zoals de kostprijs en de
werklading) en andere zijn kwalitatief (zoals de aanvaarding van het
systeem door de gebruikers en door de staf, en de vereisten voor training).
De kwalitatieve factoren zijn veruit het moeilijkst te evalueren, maar ze
zijn tevens de belangrijkste. In de meeste evaluatiestudies is een minimum
voorwaarde voor de aanvaarding van een alternatief systeem, de gunstige
evaluatie van de kwantitatieve factoren. Pas daarna komen de kwalitatieve
factoren in aanmerking voor de besluitvorming.
De kwantitatieve evaluatie moet aanduiden welke werklading het
alternatief systeem kan verwerken tegen welke kosten. Als kosten en
produktiviteit redelijk zijn, wordt de kwaliteit van de voordelen in
beschouwing genomen.
De vergelijking van de kosten met de voordelen van een systeem,
wordt kosten- en batenanalyse genoemd.
Het gebruik van een kosten- en batenanalyse als het criterium voor de
evaluatie van een systeem maakt integraal deel uit van de basisfilosofie
van de systeemanalyse. De analist zal niet zozeer trachten uitsluitend de
kosten te verminderen of maximale prestaties te bereiken. Hij zal veeleer
zoeken naar een optimale verhouding tussen de kosten en de prestaties.
Soms kan dit betekenen dat de kosten verminderen terwijl de prestaties
ongeveer dezelfde blijven als die van het huidige systeem. Het komt echter
meer voor dat de prestaties verbeteren terwijl de kosten weinig
veranderen.
Een kosten- en batenanalyse vereist dus een duidelijk onderscheid
tussen enerzijds de kwantitatieve factoren, die betrekking hebben op
vragen als “Hoeveel ?”, “Hoe snel ?” “Hoe duur ?” en anderzijds de
kwalitatieve factoren, die verband houden met de vraag “Hoe goed ?”.
De kwantitatieve factoren zijn het gemakkelijkst te bepalen omdat ze
meetbaar zijn. Toch stellen ze de analist nog voor moeilijkheden en
vereisen ze een grondige analyse van het systeem. Vooraleer deze factoren
bepaald kunnen worden, moet de analyse voltooid en voldoende gedetail-
leerd zijn, zodat de kwantitatieve factoren in verband gebracht kunnen
worden met specifieke functies en onderdelen van het systeem.
De eerste van de vragen die betrekking hebben op de kwantitatieve
factoren, is de vraag “Hoeveel ?”. Voor elke functie moet een werkeen-
heid bepaald worden. De analist moet b.v. voor de functie “catalogiseren"
nagaan of hij “het boek”, “de titel” of “de bibliografische beschrijving” als
Bibliotheekgids— Jg. 56 — Nr. 1 -2 — 1980 / 51 |
