| Full text |
Aan de hand van deze voorbeelden kunnen we proberen zelf tot een
definitie van het begrip “systeemanalyse" te komen. Inderdaad, als we
analyse definiëren als een studie waarin een complex probleem (een
organisatie of een proces) ontleed wordt in bestanddelen, en een systeem
omschrijven als een geheel van bij elkaar horende machines en mensen,
die operaties en procedures uitvoeren op een specifieke manier met als
opzet de verwezenlijking van vooraf bepaalde doelstellingen, dan kunnen
we de systeemanalyse als volgt bepalen : de methode om complexe
problemen te benaderen en een aantal technieken om die problemen op te
lossen. De systeemanalyse bepaalt de doelstellingen van een systeem en
omschrijft de componenten, operaties en procedures waardoor het sys-
teem die doelstellingen bereikt of ze op een efficiëntere manier zou kun-
nen bereiken. De systeemanalyse houdt rekening met de verhouding
tussen de kosten en de baten van een systeem.
1. Stadia in de systeemanalyse
Bij een volledige systeemanalyse zijn een aantal stadia te onderschei-
den :
1.1. het vooronderzoek ;
1.2. de definitie van het probleem, in dit geval het bibliotheekprobleem ;
1.3. de selectie van de doelstellingen ;
1.4. de eigenlijke analyse ;
1.5. het ontwerp van alternatieve oplossingen ;
1.6. de evaluatie ;
1.7. de terugkoppeling.
Hier moet duidelijk gesteld worden dat deze stadia niet in strikte volgorde
uitgevoerd worden. Zij vormen veeleer een complex proces, met herha-
lingen en overlappingen.
1.1. Het vooronderzoek
Een systeemanalyse begint met de beslissing van de bibliotheekdirec-
tie dat een systeemstudie nodig is. Daarna worden één of meer personen
aangeduid om die systeemstudie uit te voeren, te beginnen met het voor-
onderzoek.
Het voornaamste doel van het vooronderzoek is een grondig kwanti-
tatief inzicht te verkrijgen in de gehele organisatie. De kwantitatieve
gegevens hebben enerzijds betrekking op de documenten (omvang van de
collectie, jaarlijkse aangroei, e.d.) en anderzijds op de gebruikers (aantal
gebruikers, gevraagde documenten, aantal fotokopieën, e.d.). Een
bibliotheek die in de voorgaande jaren weinig of geen cijfermateriaal ver-
zameld heeft, zal hier ernstige moeilijkheden ondervinden.
Bibliotheekgids — Jg. 56 — Nr. 1-2 ml 980 / 45 |
